Bu sayfa AntAbstract kongre yönetim sistemi için hazırlanmış KVKK aydınlatma metni taslağıdır. Canlı yayına alınmadan önce veri sorumlusu unvanı, adres, iletişim bilgileri, KEP adresi, saklama süreleri ve hizmet sağlayıcı bilgileri gerçek işleyişe göre tamamlanmalı ve kontrol edilmelidir.
1. Veri Sorumlusu
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında kişisel verileriniz, aşağıda bilgileri yer alan veri sorumlusu tarafından işlenebilir.
| Veri Sorumlusu | AntAbstract / [Şirket veya Kurum Unvanı Buraya Yazılacak] |
|---|---|
| Adres | [Açık adres buraya yazılacak] |
| E-posta | destek@antabstract.com |
| KEP Adresi | [Varsa KEP adresi buraya yazılacak] |
| İletişim Sayfası | /contact |
2. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
Kişisel verileriniz, AntAbstract platformunun sunduğu kongre yönetimi hizmetlerinin yürütülmesi amacıyla işlenir.
- Kullanıcı hesabı oluşturmak ve kimlik doğrulama süreçlerini yürütmek.
- Kongre kayıt, başvuru ve katılım süreçlerini yönetmek.
- Bildiri/özet gönderimi, dosya yükleme ve revizyon süreçlerini yürütmek.
- Yazar, yardımcı yazar, hakem, admin ve organizatör rollerini yönetmek.
- Hakem atama, bilimsel değerlendirme, karar ve geri bildirim süreçlerini yürütmek.
- Kabul mektubu, yaka kartı, katılım belgesi ve sertifika süreçlerini oluşturmak.
- Ödeme, fatura ve mali kayıt süreçlerini yürütmek.
- Kullanıcılara sistem bildirimi, e-posta bilgilendirmesi ve işlem hatırlatması göndermek.
- Teknik destek, güvenlik, hata giderme ve sistem performansını iyileştirme süreçlerini yürütmek.
- Yetkili kurum ve kuruluşlara karşı hukuki yükümlülükleri yerine getirmek.
- Olası uyuşmazlıklarda delil, kayıt ve başvuru süreçlerini yönetmek.
3. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri
Platformdaki işlem türüne göre aşağıdaki kişisel veri kategorileri işlenebilir.
| Kimlik Verileri | Ad, soyad, unvan, kullanıcı adı, rol bilgisi. |
|---|---|
| İletişim Verileri | E-posta adresi, telefon numarası, adres bilgisi. |
| Akademik ve Mesleki Veriler | Kurum, üniversite, fakülte, bölüm, akademik unvan, uzmanlık alanı, ORCID bilgisi. |
| Hesap ve İşlem Güvenliği Verileri | Şifrelenmiş parola, IP adresi, oturum bilgileri, giriş kayıtları, işlem kayıtları. |
| Kongre Kayıt Verileri | Kayıt yapılan kongre, kayıt türü, katılım tipi, kayıt tarihi, ödeme durumu. |
| Bildiri ve Başvuru Verileri | Bildiri başlığı, özet metni, anahtar kelimeler, bildiri konusu, sunum türü, yazar bilgileri, yüklenen dosyalar. |
| Hakemlik Verileri | Hakem atama bilgileri, değerlendirme notları, puanlar, karar önerileri ve değerlendirme kayıtları. |
| Finans ve Fatura Verileri | Fatura adı, fatura adresi, vergi dairesi, vergi numarası, ödeme tutarı, para birimi, işlem referansı. |
| Belge ve Sertifika Verileri | Kabul mektubu, katılım belgesi, sertifika, yaka kartı ve doğrulama bilgileri. |
| Teknik Veriler | Tarayıcı, cihaz, hata kayıtları, çerezler, dil tercihi ve kullanım kayıtları. |
4. Kişisel Verilerin İşlenmesinin Hukuki Sebepleri
Kişisel verileriniz, KVKK’da yer alan veri işleme şartlarına dayanılarak işlenebilir. Platformdaki işleme faaliyetlerine göre aşağıdaki hukuki sebepler uygulanabilir.
| Sözleşmenin kurulması veya ifası | Kullanıcı hesabı, kongre kayıt işlemleri, bildiri gönderimi ve platform hizmetlerinin sunulması. |
|---|---|
| Hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi | Fatura, ödeme, muhasebe, vergi, resmi kurum talepleri ve yasal kayıt yükümlülükleri. |
| Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması | Uyuşmazlık yönetimi, başvuru kayıtları, hakem değerlendirme kayıtları ve hukuki süreçler. |
| Meşru menfaat | Sistem güvenliği, dolandırıcılık önleme, hata giderme, kullanıcı deneyimini iyileştirme ve teknik destek. |
| Açık rıza | Pazarlama iletileri, zorunlu olmayan çerezler veya ayrıca rıza gerektiren işlemler. |
5. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi
Kişisel verileriniz elektronik ortamda, otomatik veya kısmen otomatik yöntemlerle toplanabilir.
- Kayıt ve giriş formları.
- Kullanıcı profili güncelleme ekranları.
- Kongre kayıt ve başvuru formları.
- Bildiri/özet gönderim ve dosya yükleme ekranları.
- Hakem değerlendirme ekranları.
- Ödeme ve fatura ekranları.
- İletişim formları ve destek talepleri.
- Çerezler, oturum kayıtları, güvenlik ve sistem logları.
- E-posta bildirimleri ve sistem içi bildirimler.
6. Kişisel Verilerin Aktarılabileceği Kişi ve Kuruluşlar
Kişisel verileriniz, işleme amaçlarıyla sınırlı olmak üzere aşağıdaki kişi ve kuruluşlara aktarılabilir.
- Kongre organizatörleri ve yetkili organizasyon ekibi.
- Bilim kurulu, düzenleme kurulu, editörler ve hakemler.
- Ödeme ve fatura hizmet sağlayıcıları.
- E-posta, SMS, bildirim ve iletişim hizmet sağlayıcıları.
- Barındırma, yazılım, teknik destek ve güvenlik hizmet sağlayıcıları.
- Yasal yükümlülükler kapsamında yetkili kamu kurumları ve resmi merciler.
- Hukuki süreçler kapsamında avukatlar, mali müşavirler, denetçiler ve danışmanlar.
Kişisel verileriniz, yukarıda belirtilen amaçlar dışında üçüncü kişilere satılmaz.
7. Kişisel Verilerin Saklama Süresi
Kişisel verileriniz, işlenme amacının gerektirdiği süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen yasal saklama süreleri kapsamında saklanır.
| Hesap verileri | Hesap aktif olduğu sürece ve sonrasında yasal süreler kadar saklanabilir. |
|---|---|
| Kongre kayıt verileri | Kongre süreci, belge doğrulama ve yasal yükümlülükler için gerekli süre kadar saklanabilir. |
| Bildiri ve hakemlik verileri | Akademik kayıt, bilimsel değerlendirme, bildiri kitabı ve belge süreçleri için saklanabilir. |
| Ödeme ve fatura verileri | Muhasebe, vergi ve finansal yükümlülükler kapsamında yasal süreler boyunca saklanabilir. |
| Teknik kayıtlar | Güvenlik, hata tespiti ve sistem sürekliliği için makul sürelerle saklanabilir. |
Saklama süresi sona eren kişisel veriler, ilgili mevzuata uygun şekilde silinebilir, yok edilebilir veya anonim hale getirilebilir.
8. KVKK Kapsamındaki Haklarınız
KVKK madde 11 kapsamında veri sorumlusuna başvurarak kişisel verilerinizle ilgili belirli hakları kullanabilirsiniz.
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme.
- Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme.
- Kişisel verilerin işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme.
- Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde düzeltilmesini isteme.
- İlgili şartların oluşması halinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme.
- Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
- Otomatik sistemler ile analiz sonucu aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme.
- Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme.
9. Haklarınızı Kullanmak İçin Başvuru Yöntemi
KVKK kapsamındaki haklarınızı kullanmak için veri sorumlusuna yazılı olarak veya ilgili mevzuatta belirtilen diğer yöntemlerle başvurabilirsiniz.
| E-posta | destek@antabstract.com |
|---|---|
| KEP | [Varsa KEP adresi buraya yazılacak] |
| Posta Adresi | [Açık adres buraya yazılacak] |
| İletişim Formu | /contact |
Başvurunuzda ad-soyad, iletişim bilgisi, talep konusu ve kimliğinizi doğrulamaya yardımcı olacak bilgilerin yer alması gerekebilir. Talepleriniz, ilgili mevzuatta öngörülen süreler içerisinde değerlendirilir.
10. Aydınlatma Metninin Güncellenmesi
Bu KVKK Aydınlatma Metni; mevzuat değişiklikleri, platform özellikleri, veri işleme faaliyetleri veya hizmet süreçlerinde meydana gelen değişikliklere göre güncellenebilir.
Güncel metin, AntAbstract web sitesi üzerinde yayımlandığı tarihten itibaren geçerli olur.